در ترازنامه (صورت وضعیت مالی یا بیلان) باید به دنبال چه باشیم و به چه مواردی توجه کنیم ، اگرچه واقعیت بسیاری از کسب‌وکارها، آن چیزی نیست که همیشه به نظر می‌رسد. به دلایل زیادی اشتباهات در گزارش‌های مالی رخ می‌دهد. خطای انسانی، عدم صداقت و اشتباهات تصادفی، تنها سه دلیل برای رخداد خطا در ثبت سوابق مالی شرکت شماست. هنگامی که بحث حسابداری پیش می‌آید، دو صورت مالی اساسی وجود دارد که خودنمایی می‌کنند: ترازنامه و صورت حساب درآمدی. هرکدام نقش خود را در شرکت شما دارد و آن‌ها باهم تصویر بزرگ‌تری از شرکت شما را نشان می‌دهند.
ترازنامه (صورت وضعیت مالی یا بیلان)
باید به دنبال چه باشید؟
هنگامی‌که به یک ترازنامه نگاه می‌کنید، شما باید به دنبال ترازهایی باشید که منطقی نیستند. ترازنامه چشم‌اندازی لحظه‌ای بر کسب‌وکار شما است. شما تصویری سریع از آنچه در دنیای شرکت شما در حال انجام است، دریافت می‌کنید.
در ادامه به مواردی اشاره می‌کنیم که با توجه به آن‌ها می‌توانید اعدادی که تراز نیستند را شناسایی کنید:
ترازهای منفی
ممکن است ترازهای منفی در یک دارایی را ببینید. این به چه معناست؟ آیا شما یک دارایی را فروختید و آن را از دفاتر حذف کردید؛ اما فراموش کردید که ثبت معکوس استهلاک آن را منظور کنید؟
پرداخت‌های غیرمجاز
اگر پرداختی از طرف مشتری دریافت کردید و اشتباهاً آن را به‌حساب دیگری اعمال کردید، ترازنامه شما به هم خواهد ریخت. شما می‌خواهید تراز مشتری موردنظر را منفی نشان دهید، درحالی‌که نشان می‌دهید شخصی که به شما پرداخت انجام داده همچنان به شما بدهکار است.
افزایش نسبت بدهی به اعتبار
اگر شما چندین مورد بزرگ «سایر هزینه‌ها» در ترازنامه دارید، ممکن است (طی چندین سال) متوجه روند کاهشی درآمد شوید. این می‌تواند منجر به افزایش نسبت بدهی به اعتبار شود، چراکه نقدینگی شما به‌اشتباه اختصاص داده می‌شوند.
از سوی دیگر، این به‌سادگی می‌تواند نشان دهد که کسب‌وکار در حال تلاش برای بقاست. در این مورد، صورت های مالی ممکن است اشتباه نباشند، اما آن‌ها قطعاً پرچم‌های قرمز را که باید به آن توجه شود، نشان می‌دهند.
در هر دو مورد، شما باید بدانید که چرا این روند وجود دارد، بنابراین شما می‌توانید علل اصلی را تجزیه و تحلیل کنید و اقدامات مناسب انجام دهید (البته حواستان باشد که این نسبت برای کشورهایی کاربرد دارد که از کارت‌های اعتباری مخصوص استفاده می کنند مانند آمریکا؛ همینطور این نسبت هر چه کمتر باشد بهتر است، ترجیحاً کمتر از 35 درصد).
تراز حقوق صاحبان سهام اولیه
تراز حقوق صاحبان سهام اولیه یا OBE، یک پرچم قرمز است. معمولاً OBE زمانی رخ می‌دهد که برخی ارقام وجود دارند و کسی نمی‌داند با آن‌ها چه‌کاری انجام دهد. هیچ حسابی به نام «تراز حقوق صاحبان سهام اولیه» وجود ندارد. این موضوع بدان معنی است که هر ثبتی با این نام اشتباه است.
وقتی بدهی‌ها و اعتبارات برابر نیستند، شما با یک رقم تصادفی و نامعلوم مواجه هستید. اگرچه OBE ها ممکن است به شما کمک کنند که دفاتر خود را مطابقت دهید، اما آن‌ها معماهایی که از این ارقام ناشناخته حاصل می‌شوند را حل نمی‌کنند.
در حقیقت، شما هرگز نباید در پایان محاسبات، ارقام «اضافی» داشته باشید. هر ثبتی جای مشخصی دارد.
